Henkilötietojen käsitteleminen
Verkkokaupan ON24 Sisustustavaratalo henkilötietojen vastaava käsittelijä on ON24 Sisustus Oy (Y-tunnus 1888311-2) sijainti PL 636, 20701 Turku, puhelin 040 940 2756 ja sähköpostiosoite info@on24.fi.
Millaisia henkilötietoja käsitellään
- nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
- tuotteiden toimitusosoite;
- pankkitilin numero;
- tilausten ja palveluiden maksaminen ja maksamiseen liittyvät tiedot (ostohistoria);
- asiakastuen tiedot.
Minkä takia henkilötietoja käsitellään
Henkilötietoja käytetään asiakkaan tilauksen käsittelyyn ja tuotteiden toimittamiseksi.
Ostohistorian tietoja (oston päivämäärä, tuote, lukumäärä, asiakkaan yhteystiedot) käytetään tilattujen tuotteiden ja asiakastoivomusten analysointiin.
Pankkitilin numeroa käytetään asiakkaiden maksujen palautukseen.
Henkilötietoja kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakkaan nimi käsitellään tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen liittyvien kysymysten ratkaisuun (asiakastuki).
Verkkokaupan käyttäjän IP -osoitetta tai muita verkkotunnisteita käsitellään verkkokaupan kuin tietoyhteiskunnan palvelun tarjoamiseksi ja verkkokäytön tekemiseen.
Oikeusperusta
Henkilötietojen käsittely tapahtuu asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen perusteella.
Henkilötietojen käsittely tapahtuu laillisen velvoitteiden täyttämiseksi, (esim, kirjanpito ja kuluttajariitojen ratkaisu).
Vastaanottajat, joille henkilötiedot välitetään
Henkilötiedot välitetään verkkokaupan asiakastuelle ostojen ja ostohistorian käsittelyyn ja asiakkaiden ongelmien ratkaisua varten.
Nimi puhelinnumero ja sähköpostiosoite välitetään asiakkaan valitseman kuljetuspalvelun tarjoajalle. Kun kyseessä on kuriirilla toimitettavalla tuotteella välitetään yhteystietojen lisäksi myös asiakkaan osoite.
Kun verkkokaupan kirjanpito tapahtuu palvelun tarjoajan puolelta välitetään henkilötiedot palveluntarjoajalle kirjanpito toimenpiteiden tekemistä varten.
Henkilötietoja voidaan välittää tietoyhteiskunta palveluiden tarjoajille, kun se on tarpeellista verkkokaupan toimivuuden tai liiketoiminnan turvaamiseksi.
Kun asiakas on ilmaissut toiveensa saada kohdistettuja tarjouksia erilaisissa verkkoyhteisöissä (esim. sosiaalisen median kanavat, Google mainosverkostoa käyttävät yhteisöt jne.), teksti- tai sähköpostiviestinä voidaan henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) välittää vastaavaa palvelua tarjoavalle yhteistyökumppanille.
Turvallisuus ja pääsy tietoihin
Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimissa (Hetzner), jotka sijaitsevat Euroopan Unionin jäsenmaissa tai Euroopan Unionin talousalueeseen liittyneiden valtioiden alueella. Tietoja voidaan välittää maihin, joiden tietosuoja tason Eurooppa komissio on arvioinut riittäväksi sekä Yhdysvaltalaiselle yritykselle, joka on liittynyt Euroopan tietosuojajärjestelyyn (Privacy Shield) säännöksillä.
Pääsy henkilötietoihin on verkkokaupan työntekijöillä, jotka saavat tutustua henkilötietoihin ratkaistakseen verkkokaupan käyttämiseen liittyviä teknisiä kysymyksiä ja tarjota asiakastukipalvelua.
Verkkokauppa kehittää asianmukaisia fyysisiä, organisaattorisia ja tietoteknisiä turvatoimia suojaamaan henkilötietoja satunnaisen ja laittoman hävittämisen, katoamisen, muuttumisen tai luvattoman sisäänpääsyn tai varalta.
Henkilötietojen välittäminen verkkokaupan valtuutetulle käsittelijälle (esim. kuljetuspalvelun tarjoaja ja liiketoiminta) henkilötietojen käsitteleminen tapahtuu verkkokaupan ja valtuutetun käsittelijän välillä solmitun sopimuksen perusteella. Valtuutetut käsittelijät ovat velvoitettuja takaamaan henkilötietojen käsittelyssä asianmukaisia suojamenetelmiä.
Henkilötietojen tarkistus ja korjaaminen
Henkilötietoja voi tarkastaa ja tehdä korjauksia verkkokaupan käyttäjäprofiilissa. Jos osto on suoritettu ilman käyttäjätiliä voi henkilötietoja tarkistaa asiakastuen kautta.
Hyväksymisen peruutus
Kun henkilötietojen käsittely tapahtuu asiakkaan hyväksynnän pohjalta, on asiakkaalla oikeus peruuttaa hyväksyntä tiedottamalla asiasta asiakastukeen sähköpostitse.
Säilyttäminen
Verkkokaupan asiakastilin sulkemisella poistetaan henkilötiedot, paitsi jos tietoja on tarpeellista säilyttää kirjanpitoa tai kuluttajariidan ratkaisua varten.
Kun verkkokaupassa on suoritettu osto ilman asiakastiliä säilytetään ostohistoriaa kolme vuotta. Maksuihin ja kuluttajariitoihin liittyvissä riita-asioissa säilytetään henkilötietoja vaatimusten täytäntöönpanoon tai säilyttämisajan päättymisen asti (kolme vuotta).
Kirjanpitoon tarvittavia henkilötietoja säilytetään seitsemän vuotta.
Poistaminen
Henkilötietojen poistamiseksi tulee ottaa yhteytä asiakastukeen sähköpostitse. Poistopyyntöön vastataan viimeistään kuukauden sisällä ja vahvistetaan tietojen poistoaika.
Siirto
Sähköpostitse esitettyyn siirtopyyntöön vastataan viimeistään kuukauden aikana. Asiakastuki tarkistaa identiteetin ja tiedottaa siirtämiseen soveltuvista henkilötiedoista.
Suorapostitustiedotteet
Sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa käytetään suorapostitustiedotteiden lähettämiseen, kun asiakas on antanut vastaavan hyväksyntänsä Jos asiakas ei halua saada suorapostitustiedotteita tulee valita sähköpostiviestin otsikkoa vastaava viite tai ottaa yhteyttä asiakastukeen.
Kun henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointi tarkoituksella (profilointi) on asiakkaalla oikeus omien henkilötietojensa alkuperäisen kuin myös tulevien käsittelyn, mukaan lukien suoramarkkinointiin liittyvän profiilianalyysin tekemisen suhteen esittää milloin tahansa vastaväitteitä tiedottamalla niistä asiakastukea sähköpostitse.
Riitojen ratkaisu
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvien riitojen käsittely tapahtuu asiakastuen sovittelun kautta: puhelin 040 940 2756 ja sähköpostiosoite info@on24.fi. Valvontaviranomainen on tietosuojavastaava Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja@om.fi).